Juridisch

Algemene voorwaarden

1. De dienst

GambitFlow MCP laat medewerkers van de klant met een AI-assistent naar keuze (Vibe van Mistral, Claude of ChatGPT) vragen stellen over de Exact Online-administraties waarvoor de klant toestemming geeft. De koppeling leest uitsluitend; er wordt nooit iets geboekt, gewijzigd of verstuurd in een administratie.

GambitFlow spant zich in voor een goed bereikbare dienst, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Een beschikbaarheidsgarantie (SLA) is alleen mogelijk als maatwerkafspraak.

De antwoorden worden opgesteld door de AI-assistent van de klant op basis van gegevens uit Exact Online. Een AI-assistent kan fouten maken in de samenvatting of berekening. De klant controleert antwoorden voordat hij er beslissingen of adviezen op baseert. Het abonnement bij de aanbieder van de assistent is een zaak van de klant zelf.

De dienst is een datakoppeling en geen adviesinstrument; antwoorden van een AI-assistent vervangen geen professioneel advies. Stuurt de klant de dienst geautomatiseerd aan, dan houdt hij daar menselijk toezicht op.

2. Proefperiode

Een nieuw aangemelde klant krijgt 30 dagen gratis toegang, tijdens de proef met maximaal 3 administraties. De proef is er één keer per klant: is er met hetzelfde e-mailadres al eerder een proef gebruikt, dan begint een nieuwe aanmelding zonder proef, en wordt er een administratie bevraagd die al in een eerdere proef zat, dan stopt de proef. Tijdens de proef kan de klant zijn betaalgegevens vastleggen; daarvoor wordt €0,01 gevraagd, die direct wordt teruggeboekt. Heeft de klant dat gedaan, dan gaat de proef na 30 dagen vanzelf over in een betaald abonnement voor het gekozen pakket. Dat wordt vooraf aangekondigd per e-mail, in de assistent en op de abonnementspagina. De incasso voor de eerste maand wordt drie dagen voor het einde van de proef in gang gezet; tot die dag kan de klant kosteloos opzeggen. Heeft de klant zijn betaalgegevens niet vastgelegd, dan gaat de proef niet vanzelf over en wordt er niets afgeschreven: de koppeling stopt dan met antwoorden tot de klant zelf een abonnement activeert.

3. Prijzen

De prijzen staan op gambitflow.nl/exact-online en zijn per maand, exclusief btw:

• Ondernemer: €29 voor één administratie. Dat is de eerste administratie die na het ingaan van het abonnement wordt bevraagd; een andere administratie of overstappen naar Kantoor regelt de klant per e-mail;
• Kantoor: €149 tot en met 20 administraties; daarboven €5 per administratie die in de betreffende kalendermaand werkelijk bevraagd is;
• Groot kantoor en maatwerk: op aanvraag, volgens een aparte afspraak.

Medewerkers zijn onbeperkt. GambitFlow kan de prijzen wijzigen; een wijziging wordt minstens een maand van tevoren per e-mail aangekondigd, en de klant mag in dat geval per de ingangsdatum opzeggen.

Kennelijke fouten of verschrijvingen in prijzen of op de website binden GambitFlow niet.

4. Betaling en facturen

Betalen loopt via Mollie (iDEAL of creditcard). Met het vastleggen van de betaalgegevens tijdens de proef, of met de betaling van de eerste maand na de proef, geeft de klant toestemming om elke maand automatisch af te schrijven via een SEPA-incasso of de vastgelegde creditcard, telkens vooraf voor de volgende maand. Van elke incasso ontvangt de klant vooraf per e-mail het bedrag en de datum. De klant en GambitFlow spreken af dat deze vooraankondiging minstens twee dagen vóór de afschrijving wordt verstuurd, in plaats van de veertien dagen die bij een SEPA-incasso standaard gelden. Een eventuele meertelling boven de 20 administraties wordt achteraf, bij de eerstvolgende incasso, in rekening gebracht.

Na elke abonnementsbetaling staat er een factuur klaar op de abonnementspagina. Facturen worden digitaal verstrekt.

Mislukt een incasso, dan meldt de koppeling dat en kan de klant opnieuw betalen op de abonnementspagina. Is er na het einde van de betaalde periode niet betaald, dan stopt de koppeling met antwoorden tot er betaald is; er gaat daarbij niets verloren.

5. Duur en opzeggen

Het abonnement loopt per maand en is maandelijks opzegbaar, op de abonnementspagina of per e-mail aan robert@gambitflow.nl. Na opzegging wordt er niet meer afgeschreven en werkt de koppeling tot het einde van de betaalde maand. Een lopende maand wordt niet terugbetaald.

GambitFlow kan het abonnement opzeggen met een termijn van een maand, of direct bij misbruik of handelen in strijd met deze voorwaarden.

GambitFlow mag de toegang tijdelijk blokkeren wanneer de klant deze voorwaarden schendt of wanneer dat voor de veiligheid van de dienst nodig is, en meldt dat dan direct aan de klant.

6. Redelijk gebruik en bevoegdheid

Exact Online staat per administratie een beperkt aantal aanroepen per dag toe. De klant gebruikt de koppeling voor vragen van zijn medewerkers en niet voor geautomatiseerde massabevraging of het kopiëren van complete administraties. De klant bepaalt zelf wie er toegang heeft: zijn medewerkers nodigen collega's uit en trekken toegang in op mcp.gambitflow.nl/collegas. De klant is verantwoordelijk voor wie hij uitnodigt, en trekt de toegang in van wie niet meer voor hem werkt. Bij gebruik dat de dienst voor anderen hindert, mag GambitFlow het gebruik beperken na overleg met de klant.

De klant staat ervoor in dat hij bevoegd is om de gekoppelde administraties via de dienst te laten bevragen, ook wanneer dat administraties van zijn eigen klanten zijn, en dat hij daarover de afspraken heeft gemaakt die daarvoor nodig zijn. De klant vrijwaart GambitFlow voor aanspraken van derden die eruit voortkomen dat die bevoegdheid of die afspraken ontbraken.

7. Gegevens en privacy

Voor de gegevens uit Exact Online is GambitFlow verwerker en de klant verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst, die de klant bij het aanmelden accepteert. Hoe GambitFlow met gegevens omgaat staat in de privacyverklaring.

8. Intellectueel eigendom

De software, de documentatie en de website van GambitFlow blijven van GambitFlow. De klant krijgt voor de duur van het abonnement een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de dienst binnen zijn eigen organisatie te gebruiken. De dienst doorverkopen of aan derden beschikbaar stellen kan alleen na schriftelijke afspraak. De gegevens in de administraties blijven van de klant.

9. Aansprakelijkheid

GambitFlow is pas aansprakelijk voor een tekortkoming nadat de klant die schriftelijk heeft gemeld, GambitFlow een redelijke termijn heeft gekregen om haar te herstellen, en herstel is uitgebleven.

De aansprakelijkheid van GambitFlow is per gebeurtenis beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de klant in de zes maanden voor de gebeurtenis voor de dienst heeft betaald. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

Onder directe schade valt alleen: redelijke kosten om de oorzaak en omvang van de schade vast te stellen, redelijke kosten om de dienst alsnog aan de afspraak te laten beantwoorden, en redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken.

GambitFlow is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen of bedrijfsstagnatie; niet voor fouten of onvolledigheden in de gegevens in Exact Online zelf; niet voor het niet beschikbaar zijn van Exact Online of van de AI-assistent van de klant; en niet voor hoe een AI-assistent gegevens weergeeft of samenvat, of voor beslissingen of adviezen die de klant of zijn cliënt daarop baseert.

Een aanspraak op schadevergoeding vervalt als de klant haar niet binnen twaalf maanden na ontdekking van de schade schriftelijk bij GambitFlow heeft gemeld.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van GambitFlow.

10. Overmacht

GambitFlow hoeft zijn verplichtingen niet na te komen zolang dat niet kan door omstandigheden buiten zijn macht, zoals storingen bij Exact Online, bij de hostingpartij of bij de aanbieder van de AI-assistent, stroom- of internetstoringen, of maatregelen van de overheid. GambitFlow meldt zo'n situatie zo snel mogelijk. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen het abonnement per direct beëindigen; wat de klant al betaald heeft voor de periode zonder werkende dienst, betaalt GambitFlow naar rato terug.

11. Vastlegging als bewijs

De systemen van GambitFlow leggen het gebruik van de dienst vast, waaronder de maandtellers voor de facturering en het tijdstip en de versie van het akkoord op deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Die vastlegging geldt tussen partijen als bewijs, tenzij de klant tegenbewijs levert.

12. Wijziging van deze voorwaarden

GambitFlow kan deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging wordt minstens een maand van tevoren per e-mail aangekondigd en geldt vanaf de ingangsdatum ook voor lopende abonnementen. Wil de klant de gewijzigde voorwaarden niet accepteren, dan kan hij tot de ingangsdatum kosteloos opzeggen. Verduidelijkingen die de positie van de klant niet verslechteren kunnen direct ingaan.

13. Slotbepalingen en toepasselijk recht

Deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst vormen de volledige afspraak. Eigen inkoop- of andere voorwaarden van de klant gelden niet, tenzij GambitFlow die uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.

Blijkt een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gewoon gelden. Voor de ongeldige bepaling komt een geldige bepaling in de plaats die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert.

Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Bij verschil tussen de Nederlandse tekst en een vertaling prevaleert de Nederlandse tekst.

Op deze voorwaarden en het abonnement is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam.

Contact

Vragen over deze voorwaarden of over je abonnement: robert@gambitflow.nl.