Juridisch
Verwerkersovereenkomst
Deze overeenkomst geldt tussen het kantoor of bedrijf dat de koppeling gebruikt (de verwerkingsverantwoordelijke, hierna "het kantoor") en GambitFlow, eenmanszaak van Robert Wolbers, Surinameplein 19-1, 1058 GL Amsterdam, KvK 42048617 (de verwerker). Wie het kantoor aanmeldt via mcp.gambitflow.nl/aanmelden accepteert deze overeenkomst namens het kantoor; het tijdstip en deze versie worden daarbij vastgelegd.
De overeenkomst hoort bij de privacyverklaring, waarin precies staat welke gegevens de koppeling bewaart en hoe lang. Die opsomming maakt deel uit van deze overeenkomst.
1. Wat wij verwerken en waarom
GambitFlow verwerkt uitsluitend in opdracht van het kantoor, met als doel het beantwoorden van vragen over administraties die het kantoor bij Exact Online beheert. Verwerkt worden: gegevens uit die administraties (doorgegeven, niet opgeslagen), en de gegevens uit de privacyverklaring onder "Wat de koppeling bewaart" (wel opgeslagen).
GambitFlow gebruikt deze gegevens voor geen enkel ander doel. In het bijzonder niet om diensten te verbeteren, niet om AI-modellen te trainen, en niet om er gegevens uit af te leiden over het kantoor of zijn klanten. De koppeling is uitsluitend lezend en wijzigt nooit iets in een administratie.
2. Sub-verwerkers
GambitFlow gebruikt één sub-verwerker: Hetzner Online GmbH, voor hosting, in Falkenstein, Duitsland.
De aanbieder van de assistent (Anthropic, OpenAI of Mistral) is géén sub-verwerker van GambitFlow: het kantoor heeft daar een eigen overeenkomst mee en bepaalt zelf welke gegevens in zijn gesprekken terechtkomen. GambitFlow wijst het kantoor er nadrukkelijk op dat gegevens uit de administratie langs die weg bij die aanbieder terechtkomen, en dat het kantoor verantwoordelijk is voor de afspraken die het daarover maakt. Van de drie host vandaag alleen Mistral volgens eigen opgave standaard in de EU.
Een nieuwe sub-verwerker wordt ten minste dertig dagen vooraf gemeld. Het kantoor mag dan bezwaar maken en de overeenkomst per direct beëindigen.
3. Beveiliging
De maatregelen staan in de privacyverklaring onder "Beveiliging van de koppeling". Kort: versleuteling in transport, de Exact-tokens versleuteld in opslag en toegangssleutels alleen als onomkeerbare afdruk, toegang per medewerker met intrekbare sleutels of passkeys, scheiding tussen kantoren die in de software is afgedwongen en bij elke wijziging automatisch wordt getoetst, een server met beperkte rechten achter een firewall, en geen geheimen in logboeken.
4. Bewaren en verwijderen
De bewaartermijnen staan in de privacyverklaring. Bij het einde van de overeenkomst verwijdert GambitFlow binnen dertig dagen het Exact-token, de sleutels en passkeys en het logboek. De maandtellers blijven zeven jaar bewaard op grond van de fiscale bewaarplicht, tenzij het kantoor om volledige verwijdering verzoekt en de wet dat toelaat.
Van de server worden dagelijks back-ups gemaakt, bij dezelfde hostingpartij in Duitsland, waarvan er ten hoogste zeven bewaard blijven. Verwijderde gegevens kunnen daardoor nog ten hoogste zeven dagen in een back-up voorkomen; daarna zijn ze ook daar weg. Terugzetten gebeurt alleen bij verlies van de hele server, niet voor losse gegevens.
5. Datalekken
GambitFlow meldt een datalek dat het kantoor raakt binnen 24 uur na ontdekking, met alle gegevens die het kantoor nodig heeft om zelf aan zijn meldplicht te voldoen.
6. Rechten van betrokkenen
Krijgt GambitFlow rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan verwijst GambitFlow door naar het kantoor en verleent medewerking aan de afhandeling.
7. Audit
Het kantoor mag eens per jaar, op eigen kosten en na aankondiging van dertig dagen, laten toetsen of GambitFlow zich aan deze overeenkomst houdt.
8. Doorgifte buiten de EER
Opslag en verwerking door GambitFlow zelf vinden plaats in Duitsland, binnen de Europese Economische Ruimte. Koppelt het kantoor een assistent van een aanbieder die standaard buiten de EER verwerkt (Claude van Anthropic, ChatGPT van OpenAI), dan gaan antwoorden uit de administratie in opdracht van het kantoor naar die aanbieder; artikel 2 is daarop van toepassing. Wil het kantoor dat uitsluiten, dan zet GambitFlow op verzoek het EU-slot aan: de koppeling weigert dan elke aanbieder buiten de EU.
9. Duur en aansprakelijkheid
Deze overeenkomst geldt vanaf het aanmelden, ook tijdens de proef. Ze eindigt zodra het kantoor de koppeling verbreekt, of zodra de proef of het abonnement na opzegging is afgelopen; artikel 4 regelt wat er daarna met de gegevens gebeurt, en zolang GambitFlow daarna nog gegevens van het kantoor onder zich heeft, blijft deze overeenkomst daarop van toepassing. De koppeling verbreken kan altijd per direct, door de app in Exact Online de toestemming te ontnemen of per e-mail aan robert@gambitflow.nl; daarna wordt er niets meer gelezen. Het opzeggen van het abonnement zelf staat in de algemene voorwaarden.
De aansprakelijkheid van GambitFlow onder deze overeenkomst is per gebeurtenis of reeks samenhangende gebeurtenissen beperkt tot het bedrag dat het kantoor in de zes maanden voorafgaand aan de gebeurtenis voor de koppeling heeft betaald. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van GambitFlow, en laat dwingend recht, waaronder artikel 82 AVG, onverlet.
Vragen over deze overeenkomst
Mail robert@gambitflow.nl. Wil je kantoor een getekende versie op papier, of eigen aanvullingen afspreken? Dat kan; mail en je krijgt hem toegestuurd.