Juridisch

Privacyverklaring

Welke gegevens ik verwerk

Contactformulier. Als je het formulier op deze site invult, ontvang ik je naam, de naam van je kantoor, je e-mailadres, je telefoonnummer en de omschrijving die je zelf meestuurt. Ik gebruik die gegevens om contact met je op te nemen en je vraag te beantwoorden.

E-mailcontact. Stuur je mij een e-mail, dan bewaar ik die correspondentie zodat ik het gesprek kan voortzetten.

Benaderen van kantoren. Ik benader accountants- en administratiekantoren per e-mail. Daarvoor gebruik ik zakelijke contactgegevens die openbaar beschikbaar zijn of die ik via een zakelijke databron heb verkregen: bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres, functie en website. Elke e-mail bevat een mogelijkheid om je af te melden. Meld je je af, dan zet ik je adres op een blokkeerlijst zodat je geen bericht meer ontvangt.

Opdrachten. Werk ik voor je kantoor, dan kan ik toegang krijgen tot systemen waarin persoonsgegevens van jouw klanten staan. In die situatie ben ik verwerker en jij verwerkingsverantwoordelijke. Voordat er iets gekoppeld wordt, sluiten we een verwerkersovereenkomst.

Websitegebruik. Ga je akkoord in de cookiemelding, dan meet Google Ads je bezoek aan deze site en of je het contactformulier hebt verstuurd. Daarvoor worden cookies geplaatst. Weiger je, dan gebeurt dat niet. Zie Cookies hieronder.

Waarom ik deze gegevens verwerk

Om te reageren op je vraag en een offerte of voorstel uit te brengen. Om een overeenkomst met je uit te voeren. Om nieuwe klanten te benaderen, wat een gerechtvaardigd belang is bij zakelijke contactgegevens. En om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht.

Hoe lang ik gegevens bewaar

Contactgegevens uit het formulier bewaar ik maximaal twee jaar na ons laatste contact, tenzij er een opdracht uit voortkomt. Gegevens die bij een opdracht horen bewaar ik zeven jaar, zoals de Belastingdienst vereist. Afmeldingen bewaar ik onbeperkt, want anders kan ik niet garanderen dat je geen bericht meer krijgt.

Met wie ik gegevens deel

Ik verkoop je gegevens niet en geef ze niet door voor commerciële doeleinden. Ik werk wel met dienstverleners die gegevens voor mij verwerken, zoals mijn e-mailprovider, mijn hostingpartij en de automatiseringssoftware waarmee ik werk. Met die partijen heb ik verwerkersovereenkomsten. Waar mogelijk kies ik voor verwerking op EU-infrastructuur.

Op deze site zelf zit nog één dienst: het contactformulier loopt via Formspree, een dienst uit de Verenigde Staten die je inzending naar mijn mailbox doorstuurt. De lettertypen komen van deze site zelf; je browser haalt ze niet bij Google of een andere partij op.

Ik gebruik klantgegevens niet om AI-modellen te trainen, en de koppeling geeft ze daar niet voor door. Wat de aanbieder van de assistent van het kantoor met een gesprek doet, volgt uit het abonnement dat het kantoor daar zelf heeft; ik adviseer kantoren uitdrukkelijk om dat na te gaan voordat zij koppelen.

Verwerking buiten de EU

Sommige dienstverleners verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Gebeurt dat, dan gebeurt het op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op basis van modelcontractbepalingen.

Bij de koppeling met Exact Online gaat het concreet om de aanbieder van de assistent die het kantoor zelf kiest. Zie De koppeling met Exact Online hieronder.

Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder toegangsbeperking, versleutelde verbindingen en tweefactorauthenticatie op de systemen die ik gebruik.

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en je kunt vragen om overdracht van je gegevens. Stuur je verzoek naar robert@gambitflow.nl, dan reageer ik binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De koppeling met Exact Online

GambitFlow MCP verbindt de AI-assistent van een administratiekantoor met de Exact Online-administraties die dat kantoor beheert. Een medewerker stelt een vraag; de koppeling haalt het antwoord op bij Exact Online en geeft het terug. De koppeling is uitsluitend lezend en wijzigt nooit iets in een administratie. Hoe het aansluiten verloopt staat op de koppelingspagina.

Voor deze dienst ben ik verwerker en is het kantoor verwerkingsverantwoordelijke. Voordat er gekoppeld wordt, sluiten we een verwerkersovereenkomst; wie zichzelf aanmeldt accepteert die overeenkomst bij het aanmelden.

Wat de koppeling bewaart

Er wordt geen kopie van een administratie bewaard. Facturen, relaties, grootboekmutaties en bedragen worden opgehaald, doorgegeven en niet weggeschreven.

Wat wel op de server staat:

• de naam van het kantoor en de namen van zijn medewerkers, met wie elke medewerker toevoegde en wanneer die voor het laatst actief was, om toegang te geven en in te trekken, bewaard tot opzegging. Collega's van hetzelfde kantoor zien die gegevens op hun collega's-pagina;
• de toegangssleutels zelf, uitsluitend als onomkeerbare afdruk (SHA-256), zodat ze niet terug te halen zijn, bewaard tot opzegging;
• het Exact-token waarmee namens het kantoor gelezen mag worden, versleuteld opgeslagen tot opzegging, of tot het kantoor de koppeling verbreekt;
• de nummers en namen van de gekoppelde administraties, bewaard tot opzegging;
• het aantal opvragingen per administratie per maand, om te factureren, bewaard zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht;
• een logboek van welke medewerker wanneer welk soort vraag stelde en over welke administratie, bewaard negentig dagen en daarna automatisch verwijderd;
• per geregistreerde passkey een kenmerk, een publieke sleutel en een tellerstand, om zonder wachtwoord te kunnen inloggen, bewaard tot intrekking of opzegging. Een publieke sleutel is geen geheim, en je vingerafdruk of gezicht verlaat je apparaat nooit;
• van inlogsessies met Vibe van Mistral, Claude of ChatGPT: onomkeerbare afdrukken van codes en tokens, om een lopende koppeling te herkennen en per direct te kunnen intrekken. Een code leeft 5 minuten, toegang 1 uur, en de verversing glijdend 30 dagen met een harde grens op 90; verlopen resten worden elk uur gewist;
• bij zelfaanmelding via mcp.gambitflow.nl/aanmelden: het opgegeven e-mailadres, om contact op te kunnen nemen over de koppeling, en het tijdstip en de versie van het akkoord op de verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden, om dat akkoord te kunnen aantonen, beide bewaard tot opzegging;
• bij het e-mailadres: het moment waarop het bevestigd is. De bevestigingscode uit het welkomstbericht staat alleen als onomkeerbare afdruk opgeslagen en is 24 uur geldig;
• per verstuurd bericht: de soort, het tijdstip en het kenmerk van de mailprovider, om een bericht nooit twee keer te sturen. Geen adres en geen inhoud. Bewaard zolang het kantoor bestaat;
• een onomkeerbare afdruk van de Exact-login waarmee het kantoor koppelde, om te waarschuwen als dezelfde login ook aan een ander kantoor wordt gekoppeld: Exact staat per login één koppeling toe. Uit die afdruk is de login niet terug te halen. Bewaard tot opzegging;
• na een gebruikte gratis proef: een onomkeerbare afdruk van het e-mailadres en van de nummers van de administraties die in de proef bevraagd zijn, om te voorkomen dat dezelfde klant steeds opnieuw een gratis proef start. Uit die afdruk is geen adres of nummer terug te halen. Bewaard twee jaar, ook als het kantoor in die tijd verwijderd wordt;
• bij een abonnement: de factuurgegevens (bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en het e-mailadres voor facturen), het pakket en de betaalde periode, bewaard tot opzegging;
• de facturen en betalingen zelf (bedragen, periode en het betaalkenmerk van Mollie), bewaard zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht, ook als een kantoor volledig verwijderd is.

Meld je je aan maar koppel je Exact Online niet, dan wordt de aanmelding, inclusief naam, e-mailadres en passkey, na veertien dagen automatisch en volledig verwijderd.

In dat logboek staat welk soort vraag is gesteld, niet wat het antwoord was. Bedragen en klantnamen komen er niet in voor.

Waar het draait en wie het nog meer ziet

De koppeling draait op een server bij Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Duitsland. Alle opslag blijft binnen de EU.

De koppeling praat rechtstreeks met Exact Online, op machtiging van het kantoor.

De betalingen van een abonnement lopen via Mollie B.V. in Amsterdam (iDEAL, creditcard en de maandelijkse incasso). Mollie ontvangt de bedrijfsnaam, het e-mailadres voor facturen en het bedrag; nooit iets uit een administratie. Voor de betaling zelf is Mollie zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, en Mollie verwerkt binnen de EU.

Berichten over het account en het abonnement gaan per e-mail via Brevo (Sendinblue SAS, Frankrijk): het welkom met de bevestigingscode, hulp bij het koppelen, de vraag om feedback, herinneringen voor het einde van de proef, de vooraankondiging van een incasso, facturen en meldingen over een mislukte betaling. Brevo ontvangt het e-mailadres, de naam van het kantoor en de inhoud van die berichten; nooit iets uit een administratie. Brevo telt hoe vaak een bericht wordt geopend en hoe vaak er op een link wordt geklikt, zonder dat aan een e-mailadres te koppelen; de links in een bericht lopen daarvoor via een domein van Brevo. Voor de hulp bij het koppelen en de vraag om feedback staat in elk bericht een afmeldlink. Berichten over betalingen en facturen horen bij de overeenkomst en gaan altijd.

Het antwoord op een vraag komt terecht in het gesprek van de medewerker met zijn assistent, en dat gesprek draait bij de aanbieder daarvan. Die keuze en dat abonnement zijn van het kantoor. Ik noem het hier omdat gegevens uit de administratie langs die weg bij een derde partij komen, en omdat het verschil uitmaakt welke aanbieder dat is: Mistral host Vibe volgens eigen opgave standaard in de EU; Anthropic (Claude) en OpenAI (ChatGPT) verwerken standaard in de Verenigde Staten. Bij ChatGPT kunnen sommige zakelijke abonnementen opslag in de EU kiezen, maar koppelingen zoals deze vallen daar volgens OpenAI niet altijd onder. Een kantoor dat verwerking binnen de EU verlangt, kan deze koppeling met Vibe van Mistral gebruiken, en kan daarbij het EU-slot laten aanzetten: dan weigert de koppeling voor dat kantoor elke verbinding met een aanbieder buiten de EU.

Verder deelt de koppeling met niemand iets. Er is geen analysedienst, geen foutenrapportagedienst en geen logdienst buiten de server zelf.

Opzeggen en verwijderen

Een kantoor kan de koppeling altijd zelf verbreken in Exact Online, door de app de toestemming te ontnemen. Daarna kan er niets meer gelezen worden.

Bij opzegging verwijder ik binnen dertig dagen het token, de sleutels van de medewerkers en het logboek. Wat blijft staan is de naam van het kantoor en het aantal opvragingen per maand, dat ik zeven jaar moet bewaren. Op verzoek wis ik ook dat, voor zover de wet dat toelaat; uitgereikte facturen en de betalingen daarachter moet ik zeven jaar bewaren. Een lopend abonnement zeg ik daarbij op, en het incassomandaat bij Mollie wordt ingetrokken.

Back-ups

Van de server worden dagelijks back-ups gemaakt, bij dezelfde hostingpartij in Duitsland. Er worden er ten hoogste zeven bewaard; komt er een nieuwe bij, dan wordt de oudste gewist.

Dat heeft een gevolg dat hier hoort te staan: gegevens die ik verwijder kunnen daarna nog ten hoogste zeven dagen in een back-up voorkomen. Daarna zijn ze ook daar weg. Uit een back-up wordt alleen teruggezet als de hele server onbruikbaar is geworden; losse gegevens worden er niet uit opgediept.

Toegang tot die back-ups loopt uitsluitend via het beheeraccount bij de hostingpartij, dat met tweefactorauthenticatie is beveiligd.

Beveiliging van de koppeling

Al het verkeer loopt over https. De Exact-tokens staan versleuteld opgeslagen, met een sleutel die niet in dezelfde database staat. Iedere medewerker heeft een eigen toegangssleutel of passkey die apart in te trekken is. De gegevens van het ene kantoor zijn niet bereikbaar vanuit het andere; dat is in de software afgedwongen en wordt bij elke wijziging automatisch getoetst.

Ik ben geen gecertificeerde organisatie: er is geen ISO 27001, geen SOC 2 en geen 24-uursbewaking. Dat noem ik hier liever dan dat je het later ontdekt. Het datacenter van Hetzner waarin de server staat, is wel gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001.

Datalekken

Bij een datalek dat een kantoor raakt, meld ik dat binnen 24 uur na ontdekking, met wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft en wat ik eraan doe.

Cookies

Bij je eerste bezoek vraagt een melding of je advertentiecookies accepteert. Pas als je op Accepteren klikt, laadt de site de tag van Google Ads (Google Ireland Ltd.). Google plaatst dan cookies, bijvoorbeeld _gcl_au. Daarmee meet ik of mensen via een advertentie op de site komen en het contactformulier invullen. Google kan deze gegevens ook gebruiken om advertenties te personaliseren. Die cookies blijven tussen de 90 dagen en twee jaar staan, afhankelijk van het type cookie. Google kan gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Dat gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework.

Klik je op Weigeren, dan wordt de Google-tag niet geladen en worden er geen advertentiecookies geplaatst. De site werkt gewoon.

Je keuze wordt in je browser bewaard (in localStorage, geen cookie) zodat de melding niet steeds terugkomt. Je kunt je keuze altijd aanpassen of je toestemming intrekken via Cookie-instellingen, ook te vinden onderaan elke pagina.

De site gebruikt verder geen analysecookies of andere trackingcookies.

Wijzigingen

Ik pas deze verklaring aan als mijn werkwijze verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer de laatste wijziging is doorgevoerd.